メールを送信する時に気をつけなくてはならないことがいくつかある。
送信する時、というよりも、メールを作成する時の注意点といった方がいいだろう。
もう何度もメールのやりとりとしている人も、ここで本当に自分のメールがきちんとしたルールに従って作成されているか、もう一度確認して欲しい。

１、半角カタカナは使用するべきではない

インターネットは世界各国で共通されるコミュニケーション手段だ。
世界では様々な言葉が使用されており、中には私たち日本人から見たら、全くの記号にしか見えないような文字もある。しかし他の国から見た日本語もかなりおかしな形をしているのだろう。日本語の中でも半角カタカナ文字は使用してはいけない、一番タブーの文字である。
ソフトによっては自動的に正しく変換されるものもあるが、そうでないものについては全く別の文字になってしまい、意味不明の単語になる。これが俗にいう「文字化け」というものである。インターネットでは文字コードはＪＩＳになっているので、メールを送信する前にもう一度自分の設定を確認してみるといい。
●設定の仕方は、新規メールの作成から、書式→言語（エンコード）→ＪＩＳ。


２、アドレス、名前は半角英字で

実は全角英字は日本だけで使用されている。世界では半角英語が普通だ。インターネットをしているからには、世界にメールを送信する可能性もなくはない。つまり、半角英字が最適なのだ。


３、１行の文字数は最大３５文字まで

自分のモニターでメールを作成している時はきちんと表示されていたのに、受け取る相手によってはきちんと表示されないこともある。
確かに改行したハズなのに、なんだかとんでもないところで改行され、非常に読みにくいメールになって相手が受信してしまうといったこともあるだろう。これは、相手が使っているパソコンの大きさや、相手が設定しているメーラーウィンドウの大きさによって違ってきてしまう。せっかく作成したメールなのに、変なところで改行が入っていたり、文頭に句読点がくっついていたりしたら台無しだ。基本的には３５文字程度のところで改行するのが望ましい。これならほとんど全ての受信者に同じレイアウト改行で表示される。


４、件名は分かりやすく

件名とは、メールのタイトルのようなもの。できるだけ内容に沿った件名にするのがベスト。一日に何通もメールを受け取るような人には特に、分かりやすい件名にしよう。「こんにちは」とか「毎度！」とか、曖昧なものだと、受け取った側はうっかり読み飛ばしてしまうこともあるかもしれない。受け取った人の気持ちになって、どのような内容で、誰からのメールなのか、件名をつける前にもう一度考えてみよう。重要なもの、にはタイトルの前に「【重要】打ち合わせ日時の件」など、目立つように工夫して送信するのもよいだろう。


５、機種依存文字はタブー

ウィンドゥズのワープロソフトを使用したことがある人は分かると思うが、（株）や○で囲った数字などは文書制作の時にわりと便利。ついつち多様してしまうことも多いが、それはあくまでもプリントしたり同じ機種同士での話。メールではこのような特殊文字はタブー。ウィンドゥズではきちんと表示されていても、マックでは正しく表示されない。
文字化けしてしまい、何だが意味不明のメールになってしまうので気をつけよう。


６、日付の設定は正しく

アナタが既に何通ものメールを受信したことのある人なら受信トレイを見て欲しい。個々の設定にもよるが、受信した時刻順にメールが保存されていると思う。ここに表示されている時刻は相手がメールを送信した時刻。パソコンの中の内蔵時計によって表示されている。もしアナタのパソコンの内蔵時計が本来なら２０００年のところを１９９９年と間違って設定されていたら、相手にも間違った時刻で受信される。２０００年に送信したのに、１９９９年に送信されたと認識され、自動的に１９９９年に受信したメールたちと一緒になってしまうわけだ。このようなことが起こると、せっかく書いたメールもうっかり相手に見過ごされてしまうこともないとも限らない。機種によっては１ヶ月に１０分程度も狂ってしまうこともあるので時々チェックしよう。

※時刻の設定の仕方は、「マイコンピューター」→「コントロールパネル」→「日付と時刻」で変更できる。